溝通是 PM 的日常工作。
然而，PM 要達到精準溝通需要花費不少心力。
精準溝通，需要 PM 有意地引導，反覆確認對方的需求，確定雙方的認知一致。
精準溝通
我這邊提供一個精準溝通的口訣：
「誰」要在「什麼時間」完成「任務」。
誰 = 明確的對象
誰，通常必須是一位明確的對象。
如果辦公室里有兩個人的工作職責很相似，在沒有特別指明是誰的情況下，兩人很可能都「不會覺得」是自己的工作。
PM 要確保任務有確實「傳達」給對的人。
即便有點瑣碎，也不要考驗人性，把溝通好好完成。
什麼時間 = 明確的日期和時間
時間，我建議要以小時爲計算單位。
換言之，工作完成的時間必須是「以小時爲基準」。
例如：
- 請在下週五 5pm 前提供文件
- 在 10/24 10.30am 召集團隊開早會
- 我加班能在今晚 8pm 前處理掉這個問題
不同行業的 PM 的專案時程感會不太一樣：
- 有些以「日」爲單位，如：建築業
- 有些以「時段」爲單位，如：運輸、製造
- 有些以「小時」爲單位，如：軟體開發、網頁設計
雖然有不同的時間感，但對我來說「以小時爲基準」溝通最安全。
任務 = 具體的工作驗收標準
任務，通常是最容易出狀況的地方。
因爲任務的「完成標準」，往往沒有提前溝通。
不達「完成標準」是無法通過驗收的，要被退回，但這個流程卻常被忽略。
我身邊有一個很常遇到的案例類型：
- 工程師 A 把程式碼寫好了，提交給工程師 B 接手
- 然而，工程師 B 無法執行工程師 A 的程式碼
- 工程師 A 覺得自己的程式沒問題，應該是 B 沒有設定好
完成標準：接手的人能正常執行，要接得起來，才算完成。
精準溝通的目標：達成共識
達成共識，說來簡單，做起來難。
我上課時常用一個例子舉例：玄幻。
當我們要做一個玄幻風格的遊戲時，我們的想象畫面是什麼？
武俠仙劍？獨角獸？魔法世界？妖精？
大家對玄幻都有不同的想象。
PM 溝通會用很多用詞，也會受到客戶用詞習慣的影響。
在跟 Team 溝通時，用詞容易造成精準度上不足。
所以我建議，專注在「具體的驗收標準」上：
- 程式碼能在「我的電腦成功執行」
- 設計檔能「直接輸出成可印刷版本」
- 內容文字稿「沒有錯字」
精準溝通不只是 PM 的工作
溝通，是整個 Team 的工作，不是 PM 一個人的工作。
《The Making of a Manager》提到：
管理者的工作是提高團隊的整體成果。
如果今天設計師跟我說：這個東西要下周才能出來。
我會提出這些問題：
- 下周的星期幾會出來？
- 當天下班前會出來嗎？
- 你是否有把設計總監的 Review 時間考慮進去了？
- 出來的意思是指工程師可以直接進行作業了？
PM 可以透過提問，讓大家反思和提高溝通能力。
PM 要努力「提高大家的溝通的精準度」！
千萬不要自己瞎忙，也不要只當傳話筒和中間人。
不然他們彼此之間溝通出問題，你也不知道啊！
重點：PM 的工作是提高專案整體成果。
一個優秀的 PM，要教會 Team 有效溝通。
術業有專攻，偶爾也會需要設計師和工程師 1-on-1 對接。
溝通的情緒管理
溝通，有時會讓人情緒浮躁，甚至會讓人害怕。
我就曾被老闆叫去跟下游廠商硬凹東西，而且老闆自己不去。
PM 會遇到很多情況：
- 客戶要改東西，工程師已經改到不耐煩了
- 設計提案被客戶打槍多次，要怎麼跟崩潰的設計師說？
- 專案進度落後，老闆叫 PM 去跟客戶道歉
真的，我都遇過 XD
我只能這樣建議 PM 們：
- 不要害怕衝突，請心平氣和地陳述事實
- 把該說的話好好說，有些話不說出來對方不懂
- 善用是非題提問來收斂問題，會更容易發現問題癥結點
最後，該道歉就道歉，不要有任何罪惡感或覺得自己錯了。
你的工作是「溝通」，你只要考慮把話說清楚就好了。
小結
精準溝通是專案成功的基石。
PM 要確保每個任務 「誰負責」、「何時能完成」 和 「完成標準」。
溝通是團隊的共同責任，而 PM 的角色在於促進效率、明確分工、並快速解決問題。
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