預估成本是 PM 的核心技能之一。
如果沒有正確地預估成本，很容易讓專案資源分配出現錯誤，造成損失。
因此，PM 需要具備「成本思維」。
成本思維是什麽？
成本思維，常用於製造業和工程，有實體商品的產業。
以「成本」作爲思考重點：
一個商品要賣多少錢？先看成本是多少，再往上加。
但在管理專案上，成本思維就是能把「事物變成數字」的能力。
這點在軟體開發、設計、行銷等創意工作產業尤爲重要。
什麽東西需要變成數字？
一個專案會有 3 個指標：
- 預算：客戶給多少錢？要用多少錢？
- 時間：客戶想要什麽時候上線？
- 人力：你要放多少人在專案上？每個人要花多少時間？
爲什麽需要變成數字？
無論是製造業或創意工作產業，我們都會遇到一個問題：
我們需要知道成本，才能推算出結果，知道是否能獲益！
換言之，如果你不知道預算、人力、時間 ……
你能確定這個專案會賺錢嗎？
而且，最麻煩的是：
創意工作產業不像製造業，每個商品的原料有標準的定價。
如果跟客戶的溝通有問題，設計師可能會繪製出「完全無法用」的設計。
這些被浪費的時間也會計入專案的「成本」。
這也是「精準溝通」會被列入 PM 的核心技能的原因。
好的溝通能減少成本，不好的溝通會增加成本。
成本思維 1：預算決定了利潤
在創意工作產業，我們很少有辦法準確的報價。
因爲，客戶的需求往往是不清楚的。
在專案執行時，客戶和團隊會來回溝通和修改，造成成本增加。
因此，我們往往會視客戶的預算來確定製作的規模。
甚至很多時候，我們會要求客戶追加預算。
預算影響專案利潤，若預算不符成本時，可以考慮不接，避免造成虧損。
但如果已經接了，就要確保專案能在預算內完成並維持合理的利潤。
在每一次客戶提出新的需求時，我們都要記得：
預算是固定的，而客戶的需求是無限的。
重點是：
PM 心中要有一個預算的數字，當專案變動時，這個數字要隨之調整。
成本思維 2：時間決定了行動
擬定時間最可怕的不是客戶，而是自己人。
客戶通常會給明確的期限，而 PM 會跟團隊溝通，評估可行性。
但是，只有 PM 最容易感受到壓力和損耗。
因爲要面對客戶的是 PM，協調不好，責任會落在 PM。
我曾負責過一個 3D 網頁設計專案：
客戶只給我 10 個工作天。
工程師花了 1 天把 3D 場景大致建好，這時我放心了。
然後，工程師花了 2 天微調 3D 場景中一面墻的玻璃材質！
花了 2 天 調玻璃材質！WTF？！
我當時内心在駡：時間已經很少了，你居然給我調玻璃材質調了 2 天？！
我後來每天每隔一兩個小時，就會過去站在工程師背後盯他的熒幕（怒）。
我說這個故事是希望可以提醒大家：
PM 心中要有一個時間，任何人的行為舉止都有可能影響這個時間。
當時間不足時，你要有所行動，最好先發制人。
成本思維 3：人力決定了策略
預算和時間都會決定策略，但人力最為明顯。
爲什麽？因爲通常在創意工作崗位的人，不會只有一個專案。
像我以前在網頁設計公司當 PM 時：
- 一個 PM 通常會負責 3 個專案
- 一個工程師視規模而定，會負責 2~3 個專案
- 一個設計師通常會負責 4~5 個專案
換言之，每位工作人員都會同時處理多個專案。
PM 需要知道：
- 各自手上有多少個專案？
- 各自在處理哪些專案？優先順序為何？
- 專案要求和難度如何？誰是比較合適的人選？
- 是否需要請資深員工或外部人員協助？
如果專案難度高且人力吃緊 …
我會建議 PM 先安排資深員工開場主持專案的規劃，再把工作分配下去。
如果專案不難且時間充沛 …
PM 可以跟技術人員討論工作上的安排，並逐步設定查核點，定時檢查進度即可。
必要時，我們會找外部合作夥伴來協助。
重點是：
PM 需要掌握公司內的專案人力配置，並依據真實情況思考對策。
小結
「成本思維」是 PM 需要花時間內化的專案管理技能。
預算、時間、人力都是抽象的專案資源。
為了讓專案可控，我們要將工作變成數字，才能衡量損益，選出最佳解。
因此當專案發生變動時，PM 的心中已經有專案資源的量化數據了。
我們只要依據數據，迅速調整策略就好。
如果這篇文章對你有幫助，歡迎分享給需要的朋友。
